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HbHostCollaborateMeeting
安人团队常有各类 4-10 人的共创讨论会,本文档主要供会议发起人、主持人更好地场控,达到活动目标,留下更好的回忆。
要点概览:
详见 讨论会角色分工-项目推动指南追踪表 - Google 表格 。
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会议发起人,核心职责是什么?
准备议程啊。开会本质是用时间换结论,参加的人越多,开会的时间越长,你的成本越大责任越大。要用心准备。讨论会常规议程:
- 明确议题 - 讨论议题 - 确认各人行动,明确到 WHO do WHAT by WHEN - 其它补充
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如何约大伙儿的会议时段更高效?
人数少于 3 人,直接在你们群里吼即可,但人一多,多方协调,还是用工具吧。
推荐用 Doodle - The simple way to decide on dates, places & more. 这类工具给大伙儿选出自己方便的时间。在微信群中,还可使用 腾讯投票 等实时看到投票人员的小程序。
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如果会议给个别人造成不好的体验,怎么办?
**长期合作,信任很关键。**如果耽误某些人原计划安排,或言辞有不妥当等,最好事后单独道个歉。
工作了一天,晚上容易疲惫,讨论时间最晚 21:00 开始,即使多数人选择 21:30 。21:00 开始时可以先暖场或讨论一些不是那么核心的议题,否则持续太晚大家状态不好,也耽误大家休息。
如果半数没到场,可招呼已到场的伙伴先看今晚议题和材料,继续完善自己对议题的思考;或问问大伙儿对今晚议程有无建议。
如果只有少数没到,可直接先开始,进入暖场环节。
当然,最好还是防患未然 —— 把大伙儿的到场时间说早 5-10 分钟。如果你们经常开会,还可以约定一些奖惩机制,比如迟到者发红包, 1 分钟 5 块钱。
计时员把闹钟设为计时结束后响铃,闹铃响 2 次后再关。当然,前提是,计时员开了麦克风,大伙儿、尤其发言人能听到你的闹钟……
讨论伊始就花 5 分钟,和大伙儿确认一下这回会议最关键的 1-3 个议题。**确认关键议题前,不讨论具体议题。**主持人注意保证一个环节完成后,再进入下一个环节,被具体议题岔开后及时拉回。
眼看着会议超时,主持人可以在超时前 5 分钟注意提示大家有事可以先行离开,可以之后听录音和会议纪要。
如果有些议题大家讨论的范围较广,又不便口头打断,可以直接在文字讨论界面提醒,比如:
咱们这次讨论时间有限, XXX 问题相信大家都有不少想法,看是不是可以先按原定议程讨论完毕后,再专门讨论这个问题,或者在 Issue 上大家先发表自己的看法?
请和同伴商量,看能否换一位主持人,或者换一个你状态好的时间。主持人是整场讨论的舵手,掌控全体时间产出多少价值,状态不好,请勿上场。
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正式开始前,用 5-10 分钟暖场,让参与者相互熟悉。推荐方案是大家回答同一个问题,由已经回答的随机点一下个回答者。问题可参看优质破冰问题清单:https://github.com/ishanshan/CollaborationGuide4Shaper/tree/master/CONTENT/InfoQ4Icebreaking.md 。
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讨论议题时冷场,主持人可以邀请一些可能可以回答的参与者发表看法,比如「 XX 我知道你对这个话题有想法,你觉得呢?」 ,而非干等大家响应。
给大伙儿营造独特记忆:
比如项目讨论会难免有晚到的参与者,主持人最好在会议结束时,邀请晚到的伙伴自我介绍一下,以便相互熟悉后续协同更畅快。
又如结束时,点名感谢那些特别帮忙的参与者,比如特别积极、特别活跃气氛、特别多好想法、主动帮忙会议纪要等。
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大伙儿准备不充分,会议产出比很低。原因比如:
- 发起人没在会前 24h 发出议程和会议资料
- 参与者没按会议通告,在会前把思考回复到公共界面,导致现场待讨论的议题过多
- 发起人没安排记录人员、计时员等角色,自己身兼主持人、记录员、计时员,手忙脚乱难以专心掌舵
其实当次会议产出比低不是大问题,真正叫人细思恐极的,是会议后,大伙儿对这个项目、对彼此失去信心或印象分减少,降低了这个项目在心中的优先级,然后,你懂的…… So! 会议发起人,责任山大啊!成功易带来成功,失败易带来什么……你觉得呢?
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会议发起人五天前在群里说了句「周六我们开会哦」,会前半小时匆忙发出议程,才艾特大家问今晚谁不方便请小窗我,结果发现都不方便。没开成会,又得花时间重新协调,且耽误进度。
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记录员没实时共享屏幕,分享纪要,导致没能很好地让全员知道现在进行到了怎样的情况,尤其中途加进来的人。
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